「また今日も、この作業で1日が終わった……」
そんな虚しさを感じたことはありませんか？ 私はあります。
何度も、何度も。
私はとある企業で採用担当として働いています。
新卒採用から中途採用まで、ありがたいことにいろんな領域の採用を経験させてもらってきました。
気づけば、この仕事に携わってもうすぐ10年。
一言で表すなら、とにかく「細かくて、煩雑で、やることが多すぎる！」仕事です。
応募者への電話連絡、給与の計算・表作成、面接や面談の日程調整など、業務は多岐にわたります。
私の会社では常に誰かが忙しく、採用数に波はあっても、実態は「1年中ずっと繁忙期」のような状態でした。
🛑 「根性論」と「残業削減」の狭間で
あまりの忙しさに「メンバーを増やしてほしい」と上に掛け合っても、返ってくるのは厳しい現実でした。
人事はいわゆる「コスト部門」。直接利益を生む部署ではないため、会社も簡単には増員に首を縦に振ってくれません。
それどころか、
「業務の優先順位が間違っているんじゃないか」
「無駄なことをしているから終わらないんじゃないか」
「やる気や根性が足りないんじゃないか」
そんな言葉をかけられることすらありました。
追い打ちをかけるように、残業が増えれば今度はそこを厳しく指摘されます。
「残業はコストなんだから、なるべく抑えなさい。サービス残業ももちろんNGだからね」
増員はダメ、残業もダメ。
そうなると、日々の業務に追われて必要最低限の仕事しか手をつけられなくなります。
「本当はやった方がいい大切なこと」は、すべて後回しにするしかありませんでした。
何とか成果は出していたものの、根性論だけでは長くは続かない。
「応募者一人ひとりと誠実に向き合う時間」や「紹介会社の担当者と密に連携する時間」を作るには、事務作業を極限まで削減するしかない――そう確信しました。
💡 最初に思いついた解決策は「指を早く動かすこと」
そこで当時、私が本気で考えたのがこれでした。
「指を早く動かせば、仕事は早く終わる！」（これ、本当に大真面目にやっていた話です。笑）
一つひとつの作業が数秒でも速くなれば、全体の業務時間がぐっと縮まるはず、と。
結局これも根性論なのですが、今振り返ると、この泥臭い発想から始めたのが結果的には正解でした。
- タイピング速度を限界まで上げる
- ショートカットキーをできる限り覚えて使い倒す
- 単語登録をフル活用し、「お」と打てば「お世話になっております。」と出るようにする
- 手動で数字を確認するのをやめ、関数を入れて自動計算させる
必死にいろいろやりました。
おかげで指先のスピードは劇的に上がり、以前はキーボードを見ながら打っていた私が、
今では画面を見たまま指が勝手に動くレベルになりました。
――しかし、それもすぐに限界が来ます。
指の速度を上げるのには限界があるし、何よりこれは「個人のスキル」です。
チームのメンバー全員が私と同じスピードで打てるわけではありません。
「もっと根本的に、いい方法はないのかな……」
⚡ 運命の出会い。それはWindowsに眠る「無料の武器」だった
そんなある日、ネットで調べたり、日頃から頼りにしているAIに相談したりしていると、ある単語に出会いました。
それが「RPA」。
【RPAとは？】 Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略。簡単に言えば、「パソコンが人間の代わりに、事務作業を自動でやってくれる仕組み」のことです。
「ああ、名前は聞いたことあるな」と思いました。
でも同時に、「どうせ大企業がお金をかけて導入するやつでしょ。自分には関係ない」と、すぐに頭から消そうとしたんです。
でも、AIに「RPAってどうやって導入するの？ 無料でできるものはないの？」
と何気なく聞いてみた瞬間、目が覚めました。
AI：「無料でできますよ」
「え？ 無料？ 本当に？」
詳しく聞いてみると、WindowsユーザーでMicrosoftアカウントを持っていれば、
最初から「Power Automate（パワーオートメイト）」というツールが無料で使えるというのです。
「これ、もしかしたら自分でもできるかもしれない……」
興奮しながら、念のため会社の情シス（情報システム部）に
「Power Automateって使っていいですか？」と確認しました。
すると、
情シス：「あ、いいですよ～」
驚くほどあっさりした返事でした（笑）。
社内でそんな単語は一度も聞いたことがなかったので、
「こんなツールがあるなら、情シスの方からもっと早く教えてくれればよかったのに！」と思ったほどです。
こうして私は、自分のPCにPower Automateをインストールしました。
しかし、ここからが本当の山場でした。
🤝 AIとの二人三脚。初心者から「月600時間削減」までの軌跡
画面を開いたものの、使い方が全くわかりません。
「自分の操作を記録して自動化できる」と言われても、何をどうすればいいのか皆目見当もつかない。
完全にお手上げ状態です。
そこで私は、以前ダイエット（体重管理）でもお世話になったAIに、思い切って相談してみました。
僕：「Power Automateの使い方を教えてくれる？」
AI：「もちろんです！どんなことを自動化したいか、教えてください。」
この瞬間から、私とAIの二人三脚による自動化プロジェクトが始まりました。
その結果……タイトルにある通り、【月600時間】もの業務を完全に自動化することに成功したのです！
しかも費用は「完全無料」。
難しいプログラミングコードも一切書かずに、ここまで来られました。
今回は具体的な手法には触れませんが、
全くの未経験だった私が自動化を成功させられた
「2つの超重要マイルール」をお伝えします。
🔥 成功要因①：「自分がいらなくなるレベル」まで自動化したいことを書き出す
走り始めの段階では、何がRPAでできて何ができないのか、区別すらつきません。
だからこそ、現実的かどうかは一切考えず、
「これが自動になったらいいな」「こんなことできたら楽だな」と思いつくことを、
とにかく全部ノートに書き出しました。
最終的には「これ全部自動化したら、自分いらなくなるんじゃないか？笑」というレベルまでリストアップしました。
それをスプレッドシートに「項目」「内容」「どうしたいか」と整理して、
AIに「これはできる？できない？」と1つずつ確認しながら精査していきました。
🔥 成功要因②：「あきらめない」（※これが一番重要！）
AIに「それは自動化できますよ」と言われ、やり方を教えてもらっても、一発でうまく動くことはほぼありません。
大抵は謎のエラーで止まります。
そうすると、最初の頃の私はすぐこう思っていました。
「やっぱり難しいな。エラーを調べる時間があるなら、手動でやった方が早い！」と。
うまくいかないと、人間はすぐ「あきらめるための都合のいい理由」を探し始めるんですよね。
でも、これを成功させるのに必要なのは、
高度なITスキルではなく「あきらめないこと」、それだけです。
エラーが出ても投げ出さず、AIと対話し続けました。
「言われた通りにやったら、ここでエラーになったんだけど」「どうしたらいい？」「できないならできないって言って！（笑）」と、
半ば投げやりになりながらも、泥臭く聞き続けました。
😭 初めてロボットが動いた、あの日の衝撃
そうしてAIと格闘し続け、初めてボタン一つでロボットが「カタカタカタッ！」と自動で動き出した時の衝撃は、今でも忘れられません。
本当に鳥肌が立ちました。「ウォー！！」と声も出ました笑
動くスピード自体は、人間が必死に指を動かすのとそこまで変わりません。
でも、決定的に違うことがあります。
ロボットは、どれだけ働いても疲れないし、ミスもしない。
文句も言わず、100%正確に、淡々と仕事をこなしてくれます。
システムが自分の代わりに動いている間、私はゆっくり昼食を食べたり、休憩を取ったり、あるいは「人間にしかできない大切な業務」に集中できるようになりました。
自分の「完璧な分身」を手に入れた感覚でした。
もし今これを読んでいるあなたが、
「毎日、不毛なコピペ作業で1日が終わっていく……」
「本当はもっとやりたい仕事があるのに、事務作業のせいで時間が割けない……」
と感じているなら、伝えたいことがあります。
世は令和。根性論で指を早く動かす時代は、もう終わりました。
「これ、自動化できないかな？」という小さな気づきは、AIという最高の相棒がいれば、必ず現実の仕組みに変えられます。
そしてその先には、私が手に入れたものが待っています。
「やらされている仕事」から、「自分が選んだ仕事」だけに集中できる毎日。
それは、思っているよりずっと近くにあります。
少し長くなりましたが、私の「月600時間の挑戦」のお話でした。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました！